Kommunikation im Change:  Strohfeuer und Sendepausen

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Sonntag, 29. Mai 2016

Kommunikation im Change: Strohfeuer und Sendepausen

SendepauseV2Schon lange nichts mehr gehört. Sendepause. Vollmundige Ankündigungen und dann... Funkstille. Wie kommen Sie damit zurecht? Ich vermute mal, nicht so besonders gut.

Denn wir Menschen mögen es nicht gern, wenn der Kommunikationsfaden reißt. Das verunsichert, macht nervös oder sogar wütend. Und führt zu Kino im Kopf. Denn wenn wir nicht wissen, was los ist, fangen wir an zu spekulieren. Die Phantasie geht mit uns durch, denn wir sind ja verunsichert. Warum ruft die Schwiegermutter nicht mehr an? Wieso schickt uns der Flirt Emoticons am laufenden Band und dann ist zwei Tage Ruhe im Chat? Was wir aus dem Privaten kennen, ist in Unternehmen nicht anders. Bei Funkstille beginnt die Gerüchteküche zu brodeln. Denn wir wollen schließlich wissen, woran wir sind.

Kontinuität in der Change Kommunikation? Fehlanzeige

Eigentlich ist also alles ganz einfach: Regelmäßig kommunizieren und die Mitarbeiter auf dem Stand der Dinge halten. Und dabei möglichst das Ohr regelmäßig an der Belegschaft haben, um genau zu wissen, welche offenen Fragen im Raum stehen. Doch die Realität lehrt etwas anderes. Allzu oft und besonders oft in Veränderungsprozessen, reißt die Kommunikation ab. Kontinuität in der Kommunikation im Change? Fehlanzeige.

Wieso das so ist? Hier ein Erklärungsversuch mit 10 Hypothesen, die aufzeigen,
wieso im Change ganz häufig nur der Flurfunk richtig gut funktioniert.

1. Kommunikation hat einen geringen Stellenwert

Besonders beliebt als Grund für fehlende Kontinuität in der Kommunikation
ist Zeitmangel. Doch hinter dem scheinbaren Zeitproblem, steckt meistens ein
Prioritätenthema. In vielen Unternehmen ist gerade die immer wichtiger werdende interne Kommunikation eine nachgelagerte Dienstleistung. Sie wird irgendwie mit gemacht, fliegt gleich ganz von der Agenda oder kommt – wenn überhaupt - ganz zum Schluss an die Reihe. Eben dann, wenn andere, wichtigere Themen abgearbeitet sind.

2. Der Zeitaufwand wird unterschätzt

Der häufig bemühte Zeitmangel kann auch tatsächlich der Grund sein, dass
dem Thema Kommunikation zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird. Schlichtweg deshalb, weil der Zeitaufwand für das Entwickeln von wirksamen und passenden Kommunikationsmaßnahmen immer wieder unterschätzt wird. Denn wie Sie bestimmt aus eigener Erfahrung wissen: Es dauert ganz einfach, bis die Botschaften sitzen, der passende Raum und Termin gefunden sind, die Online-Plattform steht und alle Beteiligten mit an Bord sind.

3. Der Kommunikation im Wandel fehlt die Macht

Statt dem angeblichen Zeitmangel fehlt stattdessen häufig auch eine fehlende
klare Verantwortlichkeit mit ordentlich Sternen auf den Schultern oder ein
starkes Team, das mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet ist. Gerade wenn
in Konzernen nur einzelne Divisionen verändert werden, fehlt bisweilen der oder
die mächtige Kommunikationsverantwortliche, die sich kümmert, den Prozess
treibt und auf Nutzen und Notwendigkeit von kontinuierlichen Dialog-Prozessen
hinweist.

4. Die Kommunikationsarbeit wird zu stark ausgelagert

Hinter dem angeblichen Zeitmangel verbirgt sich zudem oft ein Ressourcenmangel. In Change Projekten wird zwar öfters externe Unterstützung für die Kommunikation eingekauft. Doch damit ist das Thema nur bedingt gelöst. Denn wenn intern die Ressourcen fehlen und die Kompetenzen nicht systematisch aufgebaut werden, bricht der Kommunikationsprozess spätestens dann zusammen, wenn der externe Support endet.

5. Unsicherheit macht schweigsam

Zu Veränderungsprozessen gehören Zeiten der Unsicherheit, des Übergangs oder
Widerstände. Wobei die Unsicherheit oft auf Seiten des Managements und der Belegschaft gleichermaßen stark ausgeprägt ist. Und welcher Entscheider, der nur auf Sicht fährt, hat dann schon Lust, sich vor die verunsicherte Mannschaft zu stellen? "Lieber mal wegducken" lautet dann die Devise.

6. Der Schaden bleibt unklar

Mal Hand aufs Herz: Wer kennt die Folgen, wenn die Kommunikation ausbleibt? Wer nimmt dadurch welchen Schaden und was wird damit angerichtet? Weil das meistens nicht genau verfolgt und gemessen wird, ist die Schweigezeit irgendwie doch nur halb so schlimm. Es sei denn, der Betriebsrat übernimmt das kommunikative Ruder.

7. Der Erfolg ist eine Vermutung

Genauso wenig wie der Schaden von mangelnder Kommunikation genau beziffert
oder gemessen wird, gilt dies leider auch für den umgekehrten Fall. Wenn es
kommunikativ mal so richtig rund gelaufen ist, bleibt es oft bei einer
Vermutung. Der Grund: Eine systematische Messung des Stimmungsbildes bleibt aus oder auch qualitative Formate zum Erfassen des Stimmungsbarometers fehlen.

8. Strohfeuer machen mehr Spaß als Dauerbrenner

Wer um kontinuierliche Kommunikation bemüht ist, braucht Disziplin und
Durchhaltevermögen. Das ist durchaus anstrengend. Da Veränderung ohnehin kein
reines Spaßprogramm ist, kann das auch mal zu Lasten der Kommunikation
gehen. Für das kommunikative Highlight ist meist noch Kraft und Energie vorhanden. Doch ich beobachte immer mal wieder, dass für die Change Kommunikation als Dauerbrenner ab und an die Puste ausgeht.

9. Kommunikation wird abgearbeitet

Wie im Alltag, so auch im Unternehmen: wenn die Kommunikation fließt, hat
das etwas mit Bereitschaft zum Dialog, Interesse am anderen, also einer ganz besonderen Haltung zu tun. Wenn wir Information und Austausch hingegen nur als (lästige) Pflicht ansehen, entsteht daraus nichts wirklich Gutes. Auch im Change wird Kommunikation bisweilen als Pflichtübung angesehen und die positive Grundhaltung ist nicht da. Das Ergebnis: Den Maßnahmen fehlt das Herzblut und die Kommunikation wird zu früh beendet oder wird eben nur halbherzig vollzogen.

10. Es fehlen die Inhalte

Ein weiterer häufiger Grund für Kommunikationsmangel im Change, sind die
angeblich fehlenden Inhalte. „Wir haben keine Ergebnisse zu vermelden“, ist
dann der Grund dafür, dass nicht kommuniziert wird. Dabei kommt es gerade im
Wandel nicht nur auf das Vermitteln von Ergebnissen an, sondern auch auf
Transparenz über das Vorgehen, die handelnden Personen, das zu erreichende Ziel und die Strategie auf dem Weg dorthin.

Solide Grundlagen für Kontinuität schaffen

Was hat das jetzt zu bedeuten? Ist die laufende Kommunikation – vor allem in Zeiten des Wandels - ein Ding der Unmöglichkeit? Ich denke nicht. Sie ist aber sicherlich eine Herausforderung. Denn es braucht einige Voraussetzungen, damit die Kommunikation in bewegten Zeiten im Fluss bleibt:

  • Die Entscheider im Veränderungsprozess halten die Change Kommunikation für erfolgskritisch. Ihnen ist persönlich daran gelegen und sie schaffen dafür geeignete Strukturen und Abläufe: von Ressourcen über Entscheidungsbefugnisse bis hin zu ausreichend Zeit für gemeinsames Ringen über den richtigen Weg und laufendes Lernen im Prozess
  • Die Effekte der Kommunikation werden regelmäßig gemessen – entweder quantitativ oder auch qualitativ über entsprechende Feedback-Instrumentarien wie z.B. Blitzumfragen, Sounding Boards, Change Agents
  • Die Unsicherheit und das Fahren auf Sicht werden aktiv zum Thema gemacht und als Teil des Prozesses auch von der Führung legitimiert sowie aktiv angesprochen
  • Externe Dienstleister werden nicht nur als verlängerte Werkbank eingesetzt, sondern unterstützen und befähigen in der Rolle als Enabler und Sparringspartner die internen Verantwortlichen und machen sich damit irgendwann selbst überflüssig
  • Zu Beginn eines Kommunikationsprozesses oder einer Meilensteinplanung wird ausreichend Zeit für gemeinsames Nachdenken frei geschaufelt - und zwar zusammen mit den Entscheidern. Denn wenn die grundsätzliche Richtung steht, erübrigt sich ein oftmals zeitintensives Nachbessern
  • Die Verantwortlichkeiten für die Kommunikation, für Freigaben etc. sind klar geregelt und die Hoheit über die Kommunikation wird nicht weg delegiert, sondern bleibt eine wichtige Führungsaufgabe im Wandel

4 Monate kein Blogbeitrag: Kontinuität sieht anders aus

Zum Abschluss noch ein ganz persönliches Statement: Seit meinem letzten Blogbeitrag sind 4 Monate vergangen. Eine viel zu lange Zeit. Denn gerade ein Blog lebt von Kontinuität.

Beim ehrlichen Blick auf die obigen Hypothesen, treffen in meinem Fall gleich mehrere zu: Erstens, ich hatte super zu viel zu tun und der Blog ist in der Priorität hinten rüber gefallen. Zweitens: Meine Disziplin ist zwar auch in solchen Zeiten groß, so dass ich mir trotzdem irgendwo Raum zum Schreiben verschaffe. Doch ein solcher Beitrag kostet bei ordentlicher Qualität eben ganz schön viel Zeit. Drittens: Ich hoffe inständig, dass der Schaden trotz Sendepause für mich nicht so hoch sein wird. Oder was haben Sie gedacht, als Ihnen die großen Zeitabstände im Arbach-Blog aufgefallen sind? Würde mich interessieren. Ich freue mich über Kommentare. Und verpflichte mich hiermit einmal mehr zur Kontinuität.

Autorin: Sabine Grözinger

  • Liebe Sabine,

    was für ein gut gelungener, aussagestarker Artikel. Der ist viel zu gut, um nicht positiv kommentiert zu werden.

    In der Tat greifst Du ein ganz spannendes Thema auf, für das ein Blog Beitrag natürlich nur ein "teaser" sein kann. An der Stelle will ich auf Deine persönliche Selbstreflexion mit ein paar Gedanken antworten, die meiner Kommunikationserfahrung entspringen: Die Kommunikation muss stets auf etwas konkret bezogen sein. Daher darf und muss es Unterschiede geben. Beim Blog z.B. ist Kontinuität auch dann gegeben, wenn die Zeitabstände aus guten Gründen mal größer, mal kleiner sind. Unglaubwürdig wird er m.E. (erst) dann, wenn ohne erkennbaren Grund kein Beitrag mehr kommt. Das ist natürlich in dieser Schnelllebigkeit dieser Zeit sehr relativ und vor allem von älteren Menschen des analogen Zeitalters ganz anders empfunden als von einem 25 Jährigen digital geprägten social media "Klickers".

    - Und zu Deinen Ausführungen: Um beim Empfänger im ganz eigenen Interesse kein Kino auszulösen, lohnt es sich, Beweggründe zu öffnen. Ein Beispiel: "Ich bin momentan von xy absorbiert und finde keine Muße, mich würdigend mit z zu beschäftigen." Hier käme der Empfänger gar nicht erst in sein eigenes Gedankenkino, weil er gewisse (ausreichend) Orientierung erhalten hat.

    Ich freue mich auf Deinen nächsten Blog - wann auch immer und weiß Dich gut beschäftigt. "Wir" wollen ja auch von einer erfolgreichen, im wirklichen (Business-) Leben stehenden Expertin lesen. Da sind Pausen doch echt tolerabel.

    Das Thema Kommunikation ist aus so vielen Perspektiven immer wieder spannend und interessant!

    Beste Wünsche winkt
    Vanessa / Vetter
    inmetra Mediation Training & Coaching

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